Visiativ Process: Kommentarfeld automatisch kopieren

In vielen Prozessen ist es entscheidend, dass Kommentare aus Prüf- oder Freigabeschritten nicht nur im Verlauf sichtbar bleiben, sondern auch direkt in Benachrichtigungen oder Dokumente übernommen werden können. Visiativ Process stellt dafür ein spezielles Kommentarfeld bereit, das an Aufgabeninstanzen gebunden ist.

Gerade diese Besonderheit führt jedoch dazu, dass Kommentare nicht ohne Weiteres in Ansichten oder E-Mails eingebunden werden können. Damit sie trotzdem für alle Beteiligten transparent bleiben, zeigt dieser Technical Tip, wie das Kommentarfeld automatisch in ein Standardfeld transformiert werden kann. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen nahtlos in Prozessdokumente oder Interventions-E-Mails integrieren.

Herausforderung: Besonderheit des Kommentarfelds

In den Aktionsformularen von Visiativ Process können Sie ein Feld „Kommentar“ hinzufügen.

Dieses Feld ist besonders, da es nicht mit dem Prozessdokument selbst, sondern mit den jeweiligen Aufgabeninstanzen verknüpft ist.

Das bedeutet:

• Jede durchgeführte Aktion kann einen eigenen Kommentar enthalten.
• Alle Kommentare lassen sich im Prozessverlauf nachvollziehen.

Nachteil: Diese Kommentare stehen nicht direkt in Ansichten oder E-Mails zur Verfügung. In der Praxis ist dies jedoch häufig erforderlich, zum Beispiel wenn ein Prüfer-Kommentar unmittelbar in der Interventions-E-Mail für den nächsten Bearbeiter erscheinen soll.

Lösung: Kommentarfeld in ein Standardfeld kopieren

Die Idee besteht darin, ein Standardtextfeld zu erstellen, das ebenfalls „Kommentar“ heißen kann.
Über ein Skript im Aktionsformular wird der Inhalt des speziellen Kommentarfelds automatisch in dieses Standardfeld kopiert.

So bleibt der gesamte Verlauf der Kommentare weiterhin in der Verlaufstabelle des Prozessdokuments erhalten; zugleich können die Kommentare über das Standardfeld in Interventions-E-Mails eingebunden werden.

Erstellen Sie dazu in der Feldverwaltung Ihres Prozesses ein Textfeld und vergeben Sie einen eindeutigen Systemnamen.

Fügen Sie Ihren Aktionsformularen, die ein Kommentarfeld enthalten, ein Skript hinzu:

Geben Sie das folgende Skript ein:

function onBeforeSubmit(actionKey){

  setValue(„custom_comment“, getValue(„sys_Comment“));

  iWorkflowInstance.save(„custom_comment“);

  return true;

}

Ersetzen Sie „custom_comment” durch den Systemnamen des zuvor erstellten Textfeldes.

Fügen Sie anschließend das Feld „custom_comment” in Ihre E-Mail-Vorlage für Interventionen ein.

So können die Intervenierenden die von den vorherigen Bearbeitern eingetragenen Kommentare direkt in der Interventions-E-Mail einsehen.

Ergebnis

Dank dieser Vorgehensweise profitieren Sie von zwei Vorteilen:

1. Transparenz im Prozessdokument: Alle Kommentare bleiben im Verlauf sichtbar.
2. Mehr Kontext in E-Mails: Die relevanten Kommentare erscheinen direkt in den Interventions-E-Mails, sodass der nächste Bearbeiter alle Hinweise

Fazit

Das Kommentarfeld in Visiativ Process ist ein wertvolles Werkzeug zur Dokumentation von Vorgängen; standardmäßig ist es jedoch nur auf Aufgabenebene verfügbar. Mit einem kleinen Skript lassen sich die Inhalte automatisch in ein Standardfeld kopieren. Auf diese Weise stehen die Kommentare sowohl in Prozessdokumenten als auch in E-Mails zur Verfügung. So stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und alle Beteiligten jederzeit den vollständigen Kontext haben.